Nel settore Ho.Re.Ca compreso quello alberghiero è necessario avere all’interno della propria struttura una cassa per hotel.
Oggi grazie ai nuovi registratori di cassa per hotel è possibile valutare un sistema integrato all in one che presenta al suo interno anche un comodo software di gestione.
In questo modo, il sistema di cassa per gli hotel non è più solo uno strumento per l’emissione di scontrini elettronici, ma anche un sistema di gestione per sovrintendere diverse operazioni all’interno dell’attività, comprese anche i conti degli ospiti nelle diverse stanze dell’hotel.
La scelta della giusta cassa telematica per hotel permette di avere un sistema ottimale per emettere lo scontrino, gestire le prenotazioni, ed eventuali extra.
Scopriamo in questa guida quali sono i vari aspetti da prendere in considerazione quando si deve scegliere la giusta cassa per gli hotel e qual è la migliore.
Le informazioni più importanti in breve
| Che cos’è / cosa deve avere | Sistema di cassa completo (Gestionale, cassa, stampante, POS) |
| Funzionalità base per legge | Scontrini fiscali, chiusura e invio doc. a interscambio ADE |
| Funzionalità utili per hotel | Gestione incassi, camere, tavoli al ristorante, prenotazioni, domotica, scorte di magazzino, servizi accessori (spa, palestra, piscina, ecc…) e analisi andamento |
| Costo medio | Da 500 € a 1.000 € una tantum + eventuale abbonamento da 69,00 € a 79,00 € in base al modello |
| Miglior registratore di cassa per hotel | SumUp Cassa (sistema completo: iPad, stampante EPSON, cassetto contanti e lettore di carte SumUp Air) |
| Utile per | Hotel, B&B, Resort, Lidi, Campeggi, ecc… |
| Prezzo SumUp Cassa | Costo hardware variabile + 69,00 € di canone mensile |
| Come ottenerla | Prenota una DEMO gratuita e non vincolante all’acquisto con un consulente |
Che cos’è la cassa per hotel
Il registratore di cassa per hotel è necessario per riuscire ad emettere la ricevuta fiscale, ossia quel documento riepilogativo della spesa che ha sostenuto il cliente, dove sono riportati anche i dati dell’esercente commerciale, il numero della Partita IVA e l’importo completo fatturato.
A partire dal primo luglio del 2019, attraverso il Decreto-legge 119/2018 è entrato in vigore per gli hotel con fatturato superiore ai 400 mila euro all’anno l’obbligo di trasmissione telematica attraverso il registratore di cassa, dei dati che riguardano i corrispettivi giornalieri.
Dal primo gennaio del 2020, successivamente, l’obbligo si è esteso a tutte le attività del settore Ho.RE.CA e quindi a tutti gli alberghi, indipendentemente dal registratore di cassa telematico utilizzato.
L’obbligo imposto dalla legge, quindi, richiede per gli hotel la necessità di avere un registratore di cassa telematico che sia in grado di svolgere alcune attività essenziali quali: emettere gli scontrini, effettuare la chiusura giornaliera e inviare la segnalazione diretta all’Agenzia delle Entrate.
La cassa per gli hotel, inoltre, deve presentare anche una memoria interna che sia permanente e soprattutto immodificabile.
Come funziona la cassa per hotel
Il registratore di cassa per gli hotel, come quelli destinati ad altre attività nel settore della ristorazione e dell’accoglienza, si presenta come un corpo unico che unisce al meglio le componenti hardware e software al fine di svolgere sia le funzioni fiscali, sia in alcuni casi quelle di gestione dell’attività.
Le casse telematiche con sistema gestionale per hotel integrato, infatti, presentano tutti gli strumenti necessari ad emettere lo scontrino e inviare la trasmissione dei corrispettivi giornalieri e al contempo offre la possibilità di gestire varie attività per organizzare al meglio i servizi dell’hotel ed effettuare anche delle analisi sull’andamento delle entrate giornaliere e mensili.
Dal punto di vista estetico e funzionale un buon sistema di cassa per hotel deve essere, come previsto dalla legge, omologato per svolgere l’invio dei corrispettivi telematici e deve anche disporre di componenti hardware resistenti e perché no, anche di design.
Le componenti hardware di una cassa sono:
- il tablet o lo schermo LCD integrato con sistema touchscreen oppure un semplice schermo analogico;
- un cassetto resistente per conservare i contanti;
- una tastiera fisica o integrata nello schermo touchscreen per digitare prezzi e fare le fatture ai clienti;
- la stampante termica per gli scontrini e la memoria (immodificabile e permanente);
- lettore per i pagamenti contactless o fisici con carta di credito/debito.
Tutti i componenti hardware sono molto importanti, ma non sono gli unici da valutare quando si scelgono dei gestionali di cassa per gli hotel. Infatti, una grande attenzione, soprattutto per attività complesse come le strutture alberghiere, deve essere data al software.
Un ottimo software per le casse che hanno un tablet come schermo e sistema di gestione della cassa è quello offerto da iOS (marchio Apple), oppure dal sistema Android, disponibile su diversi marchi di tablet e di casse in commercio.
Sotto il profilo del software, bisogna considerare quali sono le funzioni che permette di eseguire e in che modo supporta la gestione dell’attività alberghiera.
Una buona cassa con sistema gestionale per gli hotel dovrebbe presentare programmi in grado di supportare attività quali:
- Gestione del conto delle camere e dei vari clienti dell’hotel
- Gestione dell’eventuale ristorante annesso all’hotel, compresi menù, costi dei singoli piatti o di colazione/pranzo/cena per gli ospiti della struttura
- Sistema per la gestione delle prenotazioni
- Gestionale che permette di separare attività interne all’hotel e relativi costi come quelli di: stanza, servizio in camera, ristorante, bar, SPA, palestra e piscina
- Sistema in grado di gestire tutti i sistemi domotici presenti nell’hotel (comprese luci e musica)
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Cosa deve avere una buona cassa per alberghi
Abbiamo visto quali sono le principali componenti che contraddistinguono oggi le casse telematiche per gli hotel, dotate anche di eventuale sistema gestionale interno, ma come scegliere la migliore? Quali caratteristiche deve avere?
All’interno di attività commerciali come gli hotel bisogna avere una cassa molto performante, con caratteristiche estetiche, funzionali e con un software che possa non solo emettere scontrini e inviare una segnalazione all’Agenzia delle Entrate dei corrispettivi, ma che sia in grado di supportare anche altri aspetti della gestione delle attività.
Quindi, fatta questa premessa, le migliori casse per la gestione di un hotel, sono dotate di:
- Componenti hardware resistenti, moderne, che prevedono uno schermo LCD ampio con sistema touchscreen o un tablet come sistema di cassa, un cassetto resistente, una stampante termica di qualità.
- Un software di gestione ben strutturato che permette di andare a gestire al meglio tutte le diverse attività dell’hotel, le prenotazioni, i conti dei vari clienti, offerte, gestione dei menù e dei costi delle camere e delle suites, oltre che quelli delle eventuali attività annesse al proprio albergo, sistema gestionale per verificare l’andamento economico dell’attività.
- Un sistema di memoria integrato e abbinato anche a un cloud che permetta così di accedere alle informazioni e al sistema di gestione della cassa anche a distanza da altri dispositivi, device mobile e PC fissi o notebook.
In conclusione: una buona cassa per gli hotel presenta un design moderno e accattivante e un software tecnologicamente avanzato.
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Quanto costa un registratore di cassa per gli hotel
Il costo di un registratore di cassa per gli hotel dipende da diversi fattori che vanno dal modello che si sceglie di acquistare, al tipo di software di cui questo è dotato e alla qualità dei diversi componenti hardware.
Il registratore di cassa telematico e moderno presenta costi che vanno da un minimo di 600 euro e possono superare anche alcune migliaia di euro. La differenza di prezzo, in genere, più che per le varie caratteristiche hardware di cassa, sono determinate principalmente dal tipo di software di cui dispongono.
I registratori di cassa con sistema gestionale integrato sono quelli più costosi, anche se al contempo i più completi e in grado di “facilitare” la gestione del proprio hotel. In genere, questi sistemi di cassa per hotel vengono rilasciati su abbonamento mensile che può andare da 69,00 a 79,00 €, oltre al costo per l’attrezzatura.
Miglior registratore di cassa per hotel
Considerando sia le componenti hardware e software, tra i modelli migliori di registratori di cassa per gli hotel, ma anche per tutte le attività nel settore Ho.RE.CA come lidi, resort, B&B, villaggi turistici e campeggi, troviamo sicuramente l’innovativa e moderna proposta di SumUp Cassa.
SumUp Cassa è l’innovativo registratore di cassa di SumUp, costituito da un tablet Apple con sistema iOS, software di gestione dell’attività ricettiva integrato, cassetto per i contanti, stampante termica per gli scontrini e l’innovativo sistema di lettura delle carte di credito e debito SumUp Air.
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Il rapporto tra qualità e prezzo di SumUp Cassa è ottimale. Il suo costo incide poco sulla propria attività, in quanto il brand richiede solo una quota mensile di 69,00 euro per l’utilizzo del sistema cassa, più un piccolo contributo iniziale per l’acquisto dell’apparecchiatura (variabile a seconda dei componenti hardware necessari alla propria attività).
Per verificare se la cassa proposta da SumUp è realmente indicata alla propria attività nel settore Ho.Re.Ca., SumUp mette a disposizione di tutti i gestori e proprietari di hotel la possibilità di prenotare una DEMO gratuita con un esperto, che mostrerà tutte le funzionalità della cassa, il back-office e la semplicità con cui gestirla.
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